Aprenda como usar a PROCV, uma das funções de Excel mais comuns na rotina das empresas e seja mais produtivo

O que é PROCV?

A função PROCV é uma das mais utilizadas nas empresas e você certamente já ouviu falar dela ou mesmo a utiliza em seu dia a dia. O motivo do sucesso dessa função é que ela consegue facilmente procurar informações em uma tabela com base em um valor de referência e, quando encontrá-las, trazer a informação correspondente na mesma linha.

Por exemplo: Imagine que você tenha em uma tabela o código de um produto e deseja procurar informações sobre ele em uma tabela de cadastro e em seguida trazê-las para determinadas células na planilha. Isso pode ser feito de forma manual. Mas, imagine fazer isso para 500 produtos? A PROCV ajuda a automatizar a busca dessas informações, trazendo produtividade e agilidade, já que você não precisará fazer buscar e digitar essas informações uma a uma de forma manual.

Veja o que você vai aprender neste artigo:

• Sintaxe da PROCV
• PROCV em outra aba a planilha
• PROCV em outra planilha (pasta de trabalho)
• Correspondência exata x Correspondência aproximada
• Limitações
• PROCX – A evolução da PROCV
  • Sintaxe da PROCX
  • Como funciona a PROCX na prática
• Conclusão

1 – Sintaxe da PROCV

Antes de tudo, vamos compreender argumento por argumento a sintaxe da função, ou seja, como ela deve ser escrita para que funcione corretamente. O nome da função já nos dá uma pista: “PROC” (procura) “V” (vertical), para indicar que ela realiza uma procura na vertical. Vamos ver o que a função pede:

PROCV(valor_procurado; matriz_tabela; núm_índice_coluna; [intervalo_pesquisa])

valor_procurado (obrigatório): O valor que você deseja procurar. O que você deseja procurar? Este valor deve estar na primeira coluna do intervalo de células, ou seja, na primeira linha.

matriz_tabela (obrigatório): Esse valor deve ser procurado em que tabela? Este argumento pede uma matriz/tabela, ou seja, um intervalo de células onde está a informação que você deseja procurar.

núm_índice_coluna (obrigatório): Nessa tabela, qual é o número da coluna que deve ser retornada a informação correspondente ao valor procurado? a informação correspondente a que você quer encontrar? Esse argumento deverá ser informado em número, 1 para coluna 1, 2 para coluna 2, e assim por diante.

[Procurar_intervalo] (opcional): Este argumento pede que você informe se valores aproximados serão considerados como válidos ou apenas valores exatos. Para indicar um valor aproximado, deve ser informado o número “1” ou a palavra “VERDADEIRO” (entre aspas) e para um valor exato, “0” ou a palavra “FALSO”. Este argumento não é obrigatório e caso não seja informado, o Excel o considerará como VERDADEIRO, portanto, considerará valores aproximados.

Alguns pontos importantes sobre a PROCV:

• A busca precisa ser sempre da esquerda para a direita;
• Na matriz_tabela, os dados a serem buscados precisam estar na primeira coluna do intervalo;
• Se houver dados repetidos, a PROCV retornará sempre a primeira ocorrência;

2- Como funciona a PROCV?

Em nosso exemplo, vamos escrever na célula C4 a seguinte função:

                              =PROCV(B4;$H$3:$K$9;1;0)

Essa fórmula vai procurar na matriz tabela o nome do produto que possui o código 1001. Com base na imagem, podemos ler assim: Procure pela informação da célula B4, ou seja, o código “1001” (valor procurado), na matriz tabela que está no intervalo $H$3:$K$9, e me traga como resultado a informação da 2ª coluna dessa matriz, o “Nome” que corresponda de forma exata ao código 1001, [procurar intervalo] = “0”.

O resultado será a palavra “Notebook”, pois é a informação correspondente ao código 1001 pesquisado na matriz tabela na coluna 2 que indicamos na sintaxe da função PROCV:

* Importante lembrar que o intervalo da matriz tabela $H$3:$K$9 do nosso exemplo contém os símbolos $ para que o intervalo se torne uma referência absoluta, ou seja, “fixo”. É como se esses símbolos “travassem” esse intervalo para que outras buscas sejam feitas nesse mesmo local.

Se aplicarmos essa mesma função para procurar pelo preço e pela categoria do produto de código 1001, e que agora já sabemos que é o Notebook, escreveríamos a seguinte sintaxe:

Na célula D4 da tabela para onde traremos a informação, escreveremos =PROCV(B4;$H$3:$K$9;3;0), inserindo no argumento núm_índice_coluna o número “3”, para que seja retornada a informação que está na coluna 3 (preço). Da mesma forma, para trazer a informação da categoria do produto que está na coluna 4, informaremos neste mesmo argumento o número “4” e a sintaxe seria: =PROCV(B4;$H$3:$K$9;4;0).

Teremos o seguinte resultado:

A procura realizada pela PROCV é uma procura vertical, ou seja, para o código 1001 presente na coluna 1 da matriz, a função trará a informação da mesma linha correspondente de acordo com o argumento do número do índice da coluna. No exemplo acima, o número 3 traz o preço do produto e o número 4 traz a categoria do produto.

Mas e se quisermos trazer as informações dos demais produtos de códigos 1002, 1003, 1004 e 1005 para preencher o restante das informações? Perceba que eles não estão na ordem crescente e ainda assim a função PROCV conseguirá trazer as informações pois realiza a busca pelo valor procurado que informamos no primeiro argumento.

Ao arrastar a alça de preenchimento da célula C4 para as células imediatamente abaixo na vertical. Posicione o mouse no canto da célula C4 até que apareça uma “cruzinha preta”. Em seguida clique, mantenha pressionado o botão esquerdo do mouse e arraste até a célula desejada. Ao arrastar a alça de preenchimento da célula C4 para as células imediatamente abaixo na vertical.

A função PROCV escrita nessa célula é transferida para as outras abaixo dela ao utilizar a alça de preenchimento. Porém, por ser uma referência relativa, o valor procurado se altera, pois desce uma linha junto com o preenchimento, pois é uma referência relativa.

Assim, se na linha anterior o valor procurado era B4, como descemos uma linha, o valor de procura agora é B5 e será feita a busca do código 1005 na matriz tabela, que retornará o nome do produto “Mouse”. No entanto, observe que a matriz onde essas informações são buscadas permanece a mesma, já que o intervalo da matriz contém os símbolos “$” que indicam referência absoluta.

Para preencher toda a tabela de uma só vez, arraste até o final utilizando a alça de preenchimento ou dê 2 cliques em cima da “cruzinha preta” e as informações serão preenchidas de uma só vez.

Mas, você pode se perguntar: “Ok, e para trazer as informações de preço e categoria do produto?”

Neste caso, basta inserirmos a função PROCV nas células D4 e E4 e realizar a alteração no argumento núm_índice_coluna para indicar que agora queremos trazer a informação não mais da coluna 2 que contém o nome, mas das colunas 3 e 4:

3 – PROCV em outra aba da planilha

No exemplo anterior, a PROCV busca a informação em uma tabela ao lado, porém, na mesma planilha, ou comumente chamada de “aba”. Temos abaixo a mesma tabela para preenchimento, mas a matriz tabela onde buscaremos as informações do produto estão em outra aba da planilha, chamada “Cadastro Produto”:

Para buscar as informações nesta planilha (aba) e trazer para a tabela que está originalmente na planilha “PROCV”, faremos o seguinte: No argumento onde a função pede a matriz_tabela, clicaremos na aba cadastro produto e faremos a seleção do intervalo, lembrando de pressionar F4 (ou Fn+F4 no Notebook) para ativar a referência absoluta e “travar” este intervalo também.

A função PROCV para busca em outra aba da planilha ficou assim:

=PROCV(B4;'Cadastro Produto'!$A$1:$D$7;2;0)

A sintaxe permanece a mesma, exceto o argumento matriz_tabela. Como queremos procurar a informação em uma tabela que está em outra planilha (aba), o Excel representa isso escrevendo o nome da planilha e um sinal de exclamação “!” no fim. Em nosso exemplo, no entanto, foram adicionadas aspas simples entre o nome da aba ‘Cadastro Produto’. Isso acontece pois é a maneira de o Excel identificar que o nome da planilha contém espaço. Se o nome da planilha fosse apenas “Cadastro”, a escrita seria “Cadastro!”.

Não é necessário escrever isso manualmente, mas é importante que você saiba para que possa identificar de onde a PROCV está trazendo as informações, qual o intervalo da busca e tratar eventuais erros que possam acontecer.

Em seguida, basta seguir as instruções dos tópicos anteriores para concluir o preenchimento das informações utilizando a alça de preenchimento.

4 – PROCV em outra planilha (pasta de trabalho)

Ok, mas você pode se perguntar também: “Como faço para buscar informações com a PROCV em outro arquivo de Excel?”. Também é possível fazer isso!

💡É importante lembrar que o que é comumente conhecido como “aba”, na verdade, tem como nome técnico “planilha” e o que chamamos de planilha (outro arquivo), tem como nome correto “Pasta de trabalho”.

A PROCV permite a busca em outro arquivo (pasta de trabalho) do Excel sem precisar copiar e colar informações, e é útil para quando você não deseja necessariamente unificar todas as planilhas, e assim ganhar agilidade e praticidade na hora de construir sua planilha. A lógica é semelhante à busca com a PROCV em outras planilhas (abas). Faremos a alteração apenas no argumento de matriz_tabela, que é onde a função vai procurar a informação.

Imagine que tenhamos em uma pasta duas pastas de trabalho diferentes, ou seja, 2 arquivos separados, um chamado “Registro vendas” contendo a tabela para onde traremos as informações dos produtos e o outro arquivo chamado “Cadastro Produto”, onde está a tabela que contém as informações do produto:

Para fazer uma PROCV (procura vertical) do código do produto em “Registro de Vendas” na tabela “Cadastro Produto”, precisamos que os dois arquivos estejam abertos e, na célula C4 da “Registro Vendas”, inserir a função PROCV com a mesma sintaxe dos exemplos anteriores:

=PROCV(B4;'[Cadastro Produto.xlsx]Cadastro'!$A$1:$D$7;2;0)

A diferença está, novamente, no argumento matriz_tabela, que pede para indicarmos onde a função vai procurar o valor procurado do argumento 1. Neste caso, como será em uma outro arquivo, o Excel adiciona no argumento o nome do arquivo entre colchetes + .extensão do arquivo, que no caso é .xlsx, ou seja, uma pasta de trabalho do Excel. Então, temos: [Cadastro Produtos.xslx]. Depois disso, deve ser informado em que planilha está o intervalo de busca. Portanto, teremos: ‘[Cadastro Produto.xslx]Cadastro’!$A$1:$D$7, onde:

• azul = nome do arquivo;
• verde = nome da planilha (aba) dentro desse arquivo;
• vermelho = intervalo de busca.

É como se disséssemos para a função PROCV algo como: “Procure pelo que está na célula B4, lá no arquivo chamado “Cadastro Produto”, na planilha(aba) “Cadastro” e no intervalo de A1:D7 e me traga o correspondente à coluna número 2.”

Após isso, basta utilizar a alça de preenchimento para completar as demais células na vertical!

5 – Correspondência exata x Correspondência aproximada

No começo deste artigo, explicamos o que é o argumento opcional chamado [Procurar_intervalo]. A informação a ser escrita neste argumento pode ser:

• 0 ou “FALSO” = para correspondência EXATA
• 1 ou “VERDADEIRO” = para correspondência APROXIMADA

Na busca por correspondência EXATA, caso não seja encontrada a informação, haverá o retorno do erro “#N/D”, que significa “não disponível”. É possível tratar esses erros inserindo um resultado alternativo com a função SEERRO, que pode ser um texto, como “não encontrado”, por exemplo.

Já na busca por correspondência APROXIMADA, a função buscará o valor mais próximo, evitando que sejam retornados erros #N/D. Pode ser útil, por exemplo, quando queremos buscar faixas de valores para cálculos de alíquotas de impostos, comissões, classificações entre outras situações em que não há um valor exato a ser procurado.

Por exemplo:

Precisamos atribuir esta classificação nas vendas por faixa de valores:

Se realizarmos uma busca exata com a PROCV ao escrever o número 0 ou “FALSO”, concorda que algumas linhas apresentarão erro “#N/D”? Isso porque embora existam os valores 3.200 e 7.500 que estão no intervalo da matriz tabela “Dados!”, os demais valores de venda não foram encontrados, pois não existem.

No entanto, como não queremos encontrar o valor exato, mas saber em que classificação aquele valor se encaixa, ao utilizarmos a busca APROXIMADA preenchendo o número 1 ou “VERDADEIRO”, teremos o seguinte resultado:

Observe que não há nenhum erro na função, pois todos os valores estarão dentro de alguma faixa aproximada aos valores de referência da classificação da tabela Dados e assim atingimos o nosso objetivo.

6 – Limitações

Existem algumas limitações naturais na PROCV, pois cada função possui uma sintaxe e existe para determinado objetivo. Uma das principais limitações (e se você já a utilizou alguma vez, deve ter percebido) é que não é permitido realizar a busca da direita para a esquerda (←) apenas esquerda para a direita (→), neste sentido. Portanto, a matriz tabela onde os dados serão procurados precisa que na sua primeira coluna, à esquerda, estejam os dados de valor procurado, para que a procura funcione.

Retomando:

A função PROCV funciona no exemplo acima pois a primeira coluna da tabela onde vamos preencher os valores é a de Produto e contém o código do produto, e na matriz tabela onde procuraremos esses dados também é a primeira coluna.

Mas e se na matriz tabela as colunas de cód. Produto e nome estivessem invertidas?

Teríamos como retorno o erro “#N/D”, pois a função não consegue encontrar o código na matriz tabela da esquerda para a direita, já que o intervalo começa na coluna de “Nome” e não de código, que agora está na posição 2.

Para resolver isso, seria necessária normalmente a utilização de duas funções combinadas: ÍNDICE e CORRESP. Outra saída é sempre organizar os seus dados antes

No entanto, o Excel conta com uma função relativamente nova e que, nas palavras da própria Microsoft é uma “versão aprimorada” da PROCV e que não possui limitação de direção.

Vamos aprendê-la?

7 – PROCX – A evolução da PROCV

A função PROCX foi criada em meados de 2015 para aprimorar a função de busca PROCV, mas permitindo que ela, nas palavras da Microsoft: “funcione em qualquer direção e retorne correspondências exatas por padrão, tornando-a mais fácil e conveniente de usar do que seu antecessor.” Portanto, duas diferenças principais já podem ser notadas, como o retorno de correspondência exata por padrão, diferente da PROCV, que retorna por padrão correspondência aproximada, e o funcionamento da busca em qualquer direção.

7.1 Sintaxe da PROCX

A sintaxe da PROCX possui 3 argumentos obrigatórios e 3 argumentos opcionais. São eles:

=PROCX(pesquisa_valor; pesquisa_matriz; matriz_retorno; [se_não_encontrada]; [modo_correspondência]; [modo_pesquisa])

Onde:

• pesquisa_valor (obrigatório): Representa o valor que querermos procurar
• pesquisa_matriz (obrigatório): Representa o local onde querer procurar esse valor. Por exemplo, pode ser uma coluna de uma tabela;
• matriz_retorno (obrigatório): Representa a coluna de onde será trazido o resultado correspondente à mesma linha da matriz de pesquisa
• [se_não_encontrada] (opcional): Argumento para informar o texto a ser mostrado na célula caso o valor procurado não seja encontrado. É como se a função SEERRO estivesse sido trazida para dentro da PROCX. Caso esse argumento não seja informado e o valor não seja encontrado, retornará #N/A.
• [modo_correspondência] (opcional): Por padrão, o tipo de correspondência na PROCX é exata, caso não seja informado nenhum valor neste argumento. Para optar pela correspondência exata tradicional, o valor continua sendo “0”. As demais opções são:
  
  • “-1″➡️ Correspondência exata retornando o próximo item menor, se não for encontrada correspondência exata;
  • “1” ➡️ Correspondência exata retornando o próximo item maior, se não for encontrada correspondência exata
  • “2” ➡️ Uma correspondência de caracteres curingas, em que *,? e ~ têm um significado especial.
• [modo_pesquisa] (Opcional): Informa para a função como a pesquisa deve ser realizada. Por padrão, a pesquis a começa sempre do primeiro item, ao não informar nada no argumento ou informando o número “1”. Mas, também é possível utilizar:
  
  • “-1″➡️ Para executar uma pesquisa reversa começando do último item.
  • “2” ➡️ Para executar uma pesquisa em ordem crescente, dependendo da classificação da matriz de procura; binária que dependa da classificação da matriz_procurada em ordem crescente. Caso contrário, resultados inválidos serão retornados.
  • “-2″➡️ Para executar uma pesquisa em ordem decrescente, dependendo da classificação da matriz de procura;

7.2 Como funciona a PROCX na prática?

No exemplo abaixo, faremos a busca do código da coluna Produto para trazermos as mesmas informações do exemplo demonstrado nos tópicos sobre a PROCV:

Observe que tanto nos argumentos de pesquisa_matriz e matriz_retorno, não é necessário informar um intervalo de uma tabela para que seja realizada a contagem de colunas no argumento de índice da PROCV. Na PROCX, independentemente da ordem das colunas, é realizada uma busca vertical em qualquer direção, sendo necessário apenas que haja um dado correspondente ao valor procurado na pesquisa_matriz para que ele traga o resultado na mesma linha ao buscar na matriz_retorno.

Portanto, a PROCX se torna uma solução mais versátil e intuitiva para buscar informações em tabelas em qualquer direção, além de possuir outros recursos customizáveis nos argumentos e que permitem uma busca mais precisa e completa.

8- CONCLUSÃO

Neste artigo, falamos sobre a função de procura chamada PROCV, uma das mais utilizadas no dia a dia das empresas e de sua sucessora, a PROCX, que torna esse processo mais fácil e intuitivo. Buscar informações, preencher tabelas e cadastros de itens em qualquer área é uma rotina diária de muitos profissionais e fazer essa tarefa de forma mais rápida além de aumentar a produtividade e ganho de tempo, faz com que os dados se tornem mais confiáveis, já que reduz a chance de erros de digitação de um preenchimento manual.

Aprender Excel, a ferramenta mais utilizada no mundo dos negócios, é fundamental para se tornar um profissional mais analítico e até ser promovido, já que praticamente todas as empresas utilizam Excel e dominá-lo é, sem dúvida um diferencial. Essa e outras diversas funções que vão te ajudar a aumentar a sua produtividade nós ensinamos na Formação em Excel: do Zero ao PRO, onde você vai aprender desde o download da ferramenta até funções avançadas além da PROCX, o uso da PROCV e PROCX em conjunto com outras funções lógicas como SE, CONT.SE entre outras.

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Espero que esse conteúdo tenha ajudado você no dia a dia, um abraço e até o próximo artigo! 🧙‍♂️